Opzet en werking model
Achtereenvolgens wordt ingegaan op: legenda; opzet van het model; beveiliging en veiligheid; tips, do's en don'ts en systeem voorkeuren.
Legenda |  |
- Het model bestaat uit 1 bestand en 2 hulp-bestanden voor invoer banktransacties en uitvoer rapportage. Het model bestaat uit 9 werkbladen (4 codering, 3 invoer en 2 uitvoer). Er is gekozen voor het WYSIWYG-principe (what you see is what you get). Dus geen (verborgen) invoer-koppelingen en/of macro's, maar zien wat je zelf invoert en bij de uitvoer-rapportage zien wat er berekent is. De data ophalen van het model vanuit bijvoorbeeld Excel, Power BI en PowerPoint is wel mogelijk.
- De looptijd van het model is 5 jaar: het vorige en het huidige jaar en de komende 3 jaren (T-1 t/m T+3). Het model houdt automatische rekening met de overgang naar het nieuwe jaar.
- De opzet van het model is gemaakt en ontworpen in het vertrouwde Excel (Office 365), de programmering beveiligd door middel van Power Query (zoals in Power BI). Waarom Excel? Omdat Excel veel rijke functies bevat waarmee Excel-based processen robuust, controleerbaar en automatisch kunnen zijn. En omdat de meeste Treasurers gek zijn op Excel (handig in gebruik, flexibel, etc.)
- Het model is dusdanig ingericht en beveiligd ("hufter-proof" gemaakt), dat er tot nu toe geen fouten zijn ontdekt en gemaakt door onjuist/verkeerd gebruik van het model en/of door andere oorzaken. Bij onjuiste en/of onvolledige invoer van gegevens wordt automatisch een foutmelding gegeven, zodat deze direct kan worden gecorrigeerd. Zie hierna bij Tips, Do's & Don'ts om "nog" handiger met het model te kunnen werken.
Beveiliging en veiligheid
Het model wordt door de klant opgeslagen in hun eigen (netwerk)omgeving. Hierdoor wordt het model ook beveiligd door de klant zelf o.b.v. hun eigen protocollen. Onze modellen (bestanden) bevatten geen macro’s, geen koppelingen naar externe gegevensbronnen om data op te halen, etc. en zijn hierdoor dus veilig in het gebruik. Data ophalen vanuit het model t.b.v. bijvoorbeeld Excel, Power BI en PowerPoint is wel mogelijk. De koppeling hiervoor wordt door de klant zelf in hun eigen omgeving gemaakt. Wij van Treasury.NL kunnen zowel de inhoud als eventuele data-verbindingen die door de klant wordt aangemaakt niet zien (immers het staat en gebeurd op het netwerk van de klant).
De toegang tot het model is alleen mogelijk met een eigen Microsoft Office 365 licentie, omdat het model wordt beveiligd door Microsoft m.b.v. IRM (Information Rights Management). Je kunt inloggen met je eigen Microsoft 365 werkaccount. De toegangscontrole of je de juiste machtiging hebt, wordt volledig en alleen door Microsoft uitgevoerd. Wij zien jullie inloggegevens dus niet. Zowel jij als je collega's kunnen inloggen, mits hun werkaccount dezelfde domeinnaam bevat. Beveiligen wie wel/niet mag inloggen zal o.b.v. jullie eigen protocollen moeten worden ingericht.
Tips, Do's en Don'ts
- Kopiëren/plakken van gegevens d.m.v. Plakken speciaal als Waarden (met rechtermuisknop). Voordeel hiervan is dat de cel-eigenschappen van het model blijven gehandhaafd en niet de eigenschappen van het bronbestand worden overgenomen. Denk hierbij aan opmaak, getal-notatie, gegevensvalidatie (keuzelijsten) en beveiligde cellen. Het model blijft werken, maar voor de klant is het minder leuk en handig. Zie ook bij Q&A over model standaarden. LET OP: Indien beveiligde cellen vanuit het bronbestand in het model worden geplakt, dan kunnen deze niet meer worden bewerkt en/of worden verwijderd! Het model blijft werken (mits geen invoer-foutmelding). Herstellen is mogelijk door het terughalen van een vorige versie van het bestand.
- Rij(en) invoegen, toevoegen of verwijderen? Ga met rechtermuisknop op een rij(en) in het werkblad staan en klik vervolgens op Invoegen of verwijderen
- Geen (externe) koppelingen aanbrengen: Het model kan er tegen, maar bij een eventuele update van het model wordt deze koppeling niet meegenomen. Beter is om vanuit het Rapport-berstand of een andere bestand (Excel, Power BI, PowerPoint) de gegevens op te halen.
- Het model is "hufter-proof", maar om traagheid en eventueel vastlopen te voorkomen, bevelen wij het volgende aan:
- Niet slepen met cellen (maar knippen en plakken speciaal als waarden)
- Geen cel-eigenschappen wijzigen (zie hierna bij Model standaarden)
- Tabelveldnamen (=kolomhoofden) en structuur niet wijzigen
Systeem vereisten en voorkeuren
Om te kunnen inloggen en bewerken zijn er de volgende vereisten waaraan voldaan moet worden:
- Microsoft Office 365 licentie
- Microsoft 365 werkaccount
- Internetverbinding (zodat Microsoft de machtiging-controle kan uitvoeren)
In verband met de snelheid van het model zijn er de volgende voorkeuren:
- Een 64-bit versie
- Voor de berekeningen meerdere threads toestaan, zodat alle processors op de computer (netwerk) worden gebruikt. Dit i.v.m. met het automatisch vernieuwen van de gegevens bij invoer in een cel (het model maakt hierbij gebruik van dynamische formules). Afhankelijk van je ICT-bevoegdheden/rechten kun je dit zelf controleren en instellen. Ga naar Bestand => Opties voor Excel => Geavanceerd => Formules => Berekening met meerdere threads toestaan => Alle processors op deze computer toestaan. Zie hiervoor bijgevoegde afbeelding (druk om te vergroten).
