Model-indeling

Het model bestaat uit 1 bestand en 2 hulp-bestanden voor invoer banktransacties en uitvoer rapportage. Het model bestaat uit 9 werkbladen (4 codering, 3 invoer en 2 uitvoer).

Er is gekozen voor het WYSIWYG-principe (what you see is what you get). Dus geen (verborgen) invoer-koppelingen en/of macro's, maar zien wat je zelf invoert en bij de uitvoer-rapportage zien wat er berekent is.

De volgende werkbladen en hulp-bestanden toegelicht:

Werkbladen:

- Codering: Cashflow, Bank, Begroting en Realisatie
- Invoer: Begroting; Realisatie en Mutatie
- Uitvoer (rapportage): Data en Dashboard

Hulp-bestanden:

- Invoer: Bank

- Uitvoer: Rapport

Codering

Cashflow (codering)

De Cashflow codes zijn de spil van het model en zijn te vinden in elk invoer en uitvoer tabblad. De cashflow codes kunnen met eigen namen en onbeperkt worden ingevoerd. Maar ons advies is "less is more": hou het overzichtelijk (niet te veel detail). Om bijvoorbeeld alle grootboeknamen als cashflow code op te voeren, kan, maar hier wil en kun je niet op sturen. Focus op de belangrijkste en grote cashflows. De cashflows die het verschil maken bij de prognose, zoals investeringen, nieuwe leningen, salaris, loonbelasting, crediteuren, de top 3 inkomsten, etc. De naam van de Cashflow codes kunnen achteraf worden gewijzigd, maar eerder in de diverse tabbladen ingevoerde Cashflow codes wijzigen niet automatisch mee. Deze zullen dus handmatig moeten worden gewijzigd. Wijzigen van de overige Cashflow namen worden wel door het model automatisch doorgevoerd.

Cashflow codes: onbeperkt met eigen naam in te voeren.
Cashflow: 1e aggregatie niveau. Hier kunnen een aantal codes worden samengevoegd. Bijvoorbeeld salaris en loonbelasting samenvoegen tot cashflow personeel.
Cashflow groep: 2e aggregatie niveau. De namen komen uit de verplichte standaard validatielijst (de kolomnaam is onderstreept = validatie) en worden gebruikt in de rapportage (o.a. bij Dashboard en Data). De groepsnamen zijn: ontvangsten; uitgaven; buitengewoon; belasting; investering; desinvestering; hoofdsom; aflossing en rente.
Cashflow hoofdgroep: 3e aggregatie niveau. De namen komen uit de verplichte standaard validatielijst (de kolomnaam is onderstreept = validatie) en worden gebruikt in de rapportage (o.a. bij Dashboard en Cashflow). De hoofdgroepsnamen zijn: exploitatie; investering en financiering.

Cashflow dag:

- 1 t/m 31 => verdeling op één binnen de maand. Bij een niet bestaande dag (vb. 31) wordt dit omgezet in de laatste dag van de maand
- Ma t/m zo => verdeling per week binnen de maand

Maand verdeling:

- Standaard => 1/12 per maand
- Maatwerk => verdeel de jaarbegroting (100%) over de maanden waarin het wordt ontvangen of betaald.

Vul een percentage (max. 2 decimalen) per maand in bij maand-kolommen (Dec % -1 t/m Jun % +1)

Tabel vernieuwen voor controle 100%
- Bank => o.b.v. bank-realisatie van het afgelopen jaar. Hiervoor is het nodig dat bij Bank alle maanden zijn gevuld met bankmutaties.

Tabel vernieuwen voor ophalen bankverdeling percentages per maand.

Bank (codering)

Op het werkblad bank staan de volgende 3 tabellen: 1) Bank koppel-tabel; 2) Bankrekening en saldo en 3) Kredietlimiet.

Bank koppel-tabel

Voor het koppelen van de kolomnamen van dit model aan het op te halen bankbestand.

LET OP: max 25 kolommen en 10.000 rijen tegelijk ophalen.

Kolomnamen Bank model: Standaard door het model ingevuld.
(unieke) Kolomnamen Bank ophalen: de kolomnamen van het op te halen bank-bestand hier invullen.
Toelichting: optioneel

Bankrekening en saldo

Bankrekening nummer: Vul uniek Bankrekening nummer in (niet dubbel bij verschillende rekeningsoorten).
Bank:
Entiteit:
Begin datum:
Begin saldo €:
Toelichting: optioneel

Kredietlimiet

Bankrekening nummer:
Begin datum:
Kredietlimiet €: Vul een negatief bedrag in voor de kredietlimieten per bankrekening en per periode. Wordt een kredietlimiet beëindigt, vul dan 0 in per beëindigingsdatum (dit is dus op Begindatum van de beëindiging).
Toelichting: optioneel

Begroting (codering)

Voor het coderen en koppelen van de begroting(invoer) aan de cashflowcode en bankrekeningnummer. Vul uniek (grootboek) nummer of code in, waarmee de Begroting-invoer wordt gekoppeld aan deze code-tabel.

Nummer (grootboek):
Naam (grootboek):
Omschrijving (grootboek):
Cashflow code:
Bankrekening nummer:
Frequentie: periodiek of eenmalig
Best case %: bijvoorbeeld bij ontvangsten + 10% en bij uitgaven -/- 10% van het begrote bedrag
Worst case %: bijvoorbeeld bij ontvangsten -/- 10% en bij uitgaven + 10% van het begrote bedrag
Toelichting: optioneel

Realisatie (codering)

Op het werkblad Realisatie codering staan 2 tabellen voor het coderen van realisatie met de cashflow codes.

Volgorde zoeken op: (1) Tegenrekening nummer + Zoekterm (2) alleen Tegenrekening (3) alleen Zoekterm

Invoer

Begroting

Indien een (Grootboek) nummer is ingevuld, dan kunnen aanvullende gegevens worden opgehaald door middel van het vernieuwen van de tabel. Zie tabblad Bank => codering.

Cashflow code:
Bankrekening nummer:
Datum:
Begroting €:
Frequentie: periodiek of eenmalig
Best case %: bijvoorbeeld bij ontvangsten + 10% en bij uitgaven -/- 10% van het begrote bedrag
Worst case %: bijvoorbeeld bij ontvangsten -/- 10% en bij uitgaven + 10% van het begrote bedrag
Nummer (grootboek):
Naam (grootboek):
Omschrijving (grootboek):
Toelichting: optioneel
Bron begroting (grootboek):

Realisatie
Vul handmatig de realisatie in en/of haal banktransacties op uit het Bankbestand door middel van het vernieuwen van onderstaande tabel (zie tabblad Bank => codering). Indien een Cashflow code ontbreekt, dan kan deze code worden opgehaald door middel van het vernieuwen van onderstaande tabel. Zie tabblad R(ealisatie) => codering.

Mutatie
Nog niet gerealiseerde begroting-bedragen kunnen als Mutatie € met een nieuwe datum worden doorgezet. Tegenboeken en/of een nieuwe mutatie d.m.v. nieuwe rij toevoegen/kopiëren. Na aanbrengen van mutaties in onderstaande tabel en/of wijzigingen in tabel Begroting en/of Realisatie moet onderstaande tabel worden vernieuwd.

Verschil € B€+M€-/-R€: Het verschil tussen prognose (= begroting + mutatie) minus realisatie.
Cumulatief verschil €: per Cashflow code t/m ultimo volgende maand (o.b.v. laatste bankdatum). Gesorteerd per Cashflow code op datum (van oud naar nieuw)

Uitvoer (rapportage)

Data

Onderstaande tabel Data handmatig vernieuwen na wijziging in andere tabellen. Vernieuwen d.m.v. cel in tabel aanklikken => rechtermuisknop => druk op vernieuwen/refresh. De indeling en positie van onderstaande tabel Data mag NIET worden gewijzigd, omdat deze is gekoppeld aan het bestand Rapport.